Après les dérogations accordées aux établissements publics, Mohamed Benchaâboun adresse une nouvelle circulaire destinée à ses collègues ministres et aux hauts commissaires. Le document porte sur la dématérialisation des correspondances administratives. Le chantier n’est pas simple.
L’administration est connue pour sa bureaucratie et ses procédures longues, avec une prédominance de l’écrit, crédité de tampons et de signatures. Sans parler des coursiers, avec leurs mobylettes qui doivent déposer ces volumineux courriers au niveau du bureau d’ordre de chaque ministère et de chaque entreprise publique.
Dans ce labyrinthe, un document peut traîner pendant 10 jours entre les services. C’est pour réduire et éliminer progressivement ces pratiques que cette circulaire a été publiée. Elle vise à encourager le recours aux nouvelles technologies. La crainte de la propagation de la pandémie Covid-19 a accéléré cette opération.
C’est pour ces raisons que le département de la réforme administrative et l’Agence de développement du digital (ADD) ont saisi cette opportunité pour mettre en place un groupe de travail commun. Il est chargé de la mise en place d’un programme d’installation du portail et une assistance technique pour son utilisation à distance.
Pour l’heure, une dizaine de ministères et quelques établissements publics ont répondu positivement. Ce système devra être généralisé aux collectivités territoriales, à travers l’implication de l’Intérieur, leur ministère de tutelle. En tout cas, les composantes sont les suivantes :
■ Bureau d’ordre digital
L’une d’entre elles porte sur le développement d’un bureau d’ordre digital. Il s’agit d’une plateforme numérique qui permettra aux administrations et aux établissements publics de créer ces bureaux destinés à la gestion électronique des courriers entrants et sortants. C’est ainsi qu’à travers ce dispositif, les administrations, les établissements et les entreprises peuvent déposer leurs courriers dans cette plateforme. Les usagers sont également concernés par cette procédure. S’ils ont un document à remettre à une administration, ils peuvent le faire à distance, sans devoir se déplacer dans les services. Du coup, ils reçoivent automatiquement un numéro généré par le système, une sorte de notification du dépôt du document, avec des indications du jour et de l’heure.
■ Guichet électronique des courriers
L’autre solution proposée porte sur le guichet électronique des courriers. Elle permet l’automatisation du processus de traitement des courriers au sein d’une administration. Pour un haut fonctionnaire, «si nous arrivons à interconnecter la fonction publique, ce sera une petite victoire qui se répercutera sur le fonctionnement à l’intérieur de chaque administration. Nous assisterons à une élimination progressive de l’utilisation du papier et des documents physiques dans chaque administration».
■ Parapheur électronique
L’autre solution proposée concerne le parapheur électronique. Cette initiative est jugée importante dans la vie quotidienne des hauts fonctionnaires. Car, dans les ministères, l’image des parapheurs qui s’accumulent sur les bureaux des responsables, particulièrement les directeurs centraux et les secrétaires généraux, frappe les esprits de la plupart des visiteurs. Souvent, ces responsables se plaignent de ne pas disposer d’assez de temps pour signer les documents qui s’y trouvent. Une fois paraphés, les contenus de ces fameux parapheurs sont remis aux coursiers qui devront les dispatcher sur les autres services ou les directions. Cette longue procédure, avec l’intervention de plusieurs individus, devra céder la place à une dématérialisation complète des flux documentaires nécessitant une valeur probatoire. Cette solution intègre de nouvelles fonctionnalités, notamment la gestion des ressources humaines, de la fonction achats et logistique, la communication interne, est-il indiqué. En tout cas, après la généralisation de ces formules, le groupe de travail compte passer à l’étape suivante qui consiste à mettre en place la signature électronique des documents administratifs.
Pour ce haut fonctionnaire, il est impératif d’opter pour ces solutions numériques comme moyens incontournables pour garantir la continuité du travail administratif et la réduction des échanges de documents en papier. Certes, le gouvernement avait mentionné dans son programme le recours à ces technologies pour améliorer la qualité des services publics pour obtenir plus d’efficacité et de rapidité. Malheureusement, il n’a pas avancé dans ce chantier. Aujourd’hui, la pandémie du Covid-19 a été le déclencheur qui va accélérer ce processus. Elle a déjà fait évoluer ce programme en obligeant les responsables dans l’administration à privilégier le télétravail, qui n’est pas mentionné dans la réglementation de la fonction publique.
Institutionnaliser le télétravail
En dépit des lacunes, les ministères comme les établissements publics ou les entreprises ont été obligés à recourir au télétravail, ne serait-ce que pour alléger les effectifs présents sur les lieux de travail. Aujourd’hui, il faudra saisir cette opportunité pour institutionnaliser ce système, en le dotant d’un fondement juridique. Surtout que l’épreuve du Covid-19 a montré qu’avec le télétravail, la continuité du service public est assurée. Elle a également permis de recourir le plus souvent à la pratique de la visio-conférence. Saâdeddine El Othmani est appelé à l’utiliser pour les réunions du conseil du gouvernement. Au lieu de la présence physique des ministres, avec tous les risques en temps de coronavirus, cette pratique est une mesure barrière très conseillée.
M.C.
Auteur: hlafriqi
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