C’est connu, les sources de distractions au travail s’avèrent multiples. Qu’il s’agisse de l’attrait de la machine à café, du collègue qui pousse une bonne blague ou qui vient simplement ventiler, ou encore, de la sonnerie du téléphone, il est aisé de se laisser distraire et de mettre de côté, certaines tâches. Comment alors gérer tout ce boucan et demeurer efficace ?
Voici quelques méthodes efficaces pour mieux gérer ton temps au travail, adaptées à différents styles de travail et niveaux de charge :
La méthode Pomodoro
Le principe est simple, on effectue une session de 25 minutes de travail concentré, plus 5 minutes de pause. Après 4 sessions, prends une pause plus longue (15-30 min). Cette méthode comporte comme avantages de lutter contre la procrastination et de favoriser la concentration. On peut même utiliser des outils pour nous assister tels que TomatoTimer, Focus To-Do et Forest.
La matrice d’Eisenhower
Cette méthode consiste à classer les tâches selon leur urgence et leur importance. On y trouve quatre catégories : Important et urgent (à faire immédiatement), Important et non-urgent (à planifier), urgent et peu important (à déléguer), ainsi que ni urgent, ni important (à éliminer). Son avantage réside dans le fait qu’elle aide à hiérarchiser clairement.
La méthode du Time Blocking
Le Time Blocking permet de réserver des blocs de temps spécifiques à chaque tâche dans son agenda. Il favorise une meilleure structure de sa journée et évite les interruptions imprévues, tout en permettant d’inclure du « temps tampon » pour les imprévus.
La règle des 2 minutes (de David Allen)
Il s’agit d’une excellente façon de se débarrasser des tâches expéditives. Si une tâche prend moins de 2 minutes, on la fait tout de suite. Elle a l’avantage de désencombrer une to-do list rapidement.
Priorités 1-3-5
Cette méthode implique chaque jour, de choisir une tâche importante, 3 tâches moyennes et cinq petites tâches. C’est une très bonne façon de combiner focus et réalisme dans la planification.
Revue hebdomadaire
Outre l’utilisation de ces méthodes, il importe chaque semaine de faire le point, par rapport à ce qui est accompli, ce qui est bloqué, et ce que l’on doit planifier pour la semaine suivante. Cette revue aide à l’amélioration continue de l’organisation.
Martine Dallaire, B.A.A.
