La gestion de son patrimoine ne doit pas se limiter qu’à établir un budget et à chercher les meilleures aubaines possibles. Mieux vaut être prévoyant et conserver certains documents pour une durée raisonnable, selon le cas et ainsi, éviter de devoir débourser des sommes substantielles, en cas d’imprévu.
Les documents que l’on doit conserver varient de même que la durée de leur conservation. Toutefois, nous pouvons les regrouper en sept catégories distinctes.
Événements de la vie
On retrouve parmi ces documents, ceux qui sont liés à des étapes importantes de la vie comme la naissance, le mariage, le divorce (s’il y a lieu) l’inaptitude, l’acquisition des certains actifs au cours d’une union, le décès, mais aussi les diplômes. Outre, l’inventaire des biens acquis en couple qu’on doit conserver pendant toute la durée de l’union (ceci facilite le partage en cas de rupture ou de décès), il faut savoir que les autres documents énumérés précédemment devraient être conservés la vie durant. D’abord, le certificat de naissance est nécessaire à l’acquisition d’un passeport mais aussi, pour contracter un mariage et pour une admission dans un établissement scolaire ainsi que pour l’obtention d’un permis de conduire ou d’une carte d’assurance sociale ou d’assurance maladie. Quant aux certificats de mariage ou de divorce, ils servent à départager les biens en cas de décès ou de rupture, pour l’obtention de certains crédits et avantages socio-fiscaux mais aussi, pour le statut de la résidence familiale. Finalement, le mandat en cas d’inaptitude servira à protéger votre personne et vos biens en cas d’inaptitude et le testament, à honorer vos volontés quant à votre dépouille et vos biens à votre décès. Pour ce qui est des diplômes, ils vous seront utiles à dénicher un emploi ou à passer à un cycle d’études supérieur.
Biens immobiliers et logement
Pour ce qui est des immeubles, il existe plusieurs documents qui s’y rattachent. Qu’il s’agisse d’un acte d’achat ou de prêt hypothécaire, d’une quittance, d’un relevé de taxes ou d’un contrat de construction ou de rénovation, on doit les conserver un certain temps. Les titres de propriété (acte d’achat), les quittances, les contrats pour des travaux majeurs ainsi que les rapports d’inspection doivent être conservés tant qu’on est propriétaire. Pour ce qui est de l’acte d’hypothèque, on le conserve seulement pendant sa durée. Finalement, les locataires ne conservent le bail que tant que les conditions y figurant sont en vigueur.
Taxes et impôts
Puisque le fisc peut vous demander vos documents au cours des six années suivant la production de votre déclaration de revenus, conservez vos documents pour ce même délai. Attention ! Cette période 6 ans ne s’applique toutefois, pas s’il y a fraude, auquel cas le fisc peut réviser toutes vos déclarations de revenus antérieures. Conservez aussi, toute correspondance entretenue avec le fisc, même chose pour les acomptes provisionnels et les déclarations de TOS et TVQ. Finalement, les comptes de taxes municipales ou scolaires doivent être gardés 3 ans car c’est ce délai qu’ont les autorités pour effectuer une révision.
Biens meubles
Les factures et contrats d’achat de biens de valeur (automobile, meubles, piscine, etc.) doivent être gardés tant qu’on est propriétaire du bien pour réclamation en cas de vol, mais aussi, pour faire honorer la garantie légale en cas de bris impromptu ou de vice caché. Les contrats de garantie liés à l’achat de ces biens doivent être conservés tant que dure la garantie.
Assurances
Tout contrat d’assurance doit être conservé tant que l’assurance est en vigueur et ce, en cas de réclamations pour établir les indemnités auxquelles vous ou vos ayant-droits ayez droit.
Documents bancaires
Pour ce qui est des documents bancaires (relevés, papiers de guichet automatique, chèques en circulation, relevé de REER, FERR, CELI ou de carte de crédit) on les conserve jusqu’à la conciliation bancaire (30 jours, pour y corriger des erreurs) sauf si on est en affaires. En ce cas, on doit les conserver pour la même durée que les déclarations de revenus. Tant qu’aux certificats de placement, on en garde copie jusqu’à leur échéance. Finalement, on devrait garder les contrats de prêt, 3 ans après la date de leur remboursement, en cas de litige, pour invoquer la prescription.
Factures de la vie courante
Ce sont les factures de services publics comme le téléphone et l’électricité. Si on recommande de les conserver durant 3 ans, en cas de litige, sachez qu’Hydro-Québec dispose de 6 mois pour faire une correction au compte. Au-delà cette période, c’est interdit. Les compagnies de téléphone disposent cependant de 3 ans. Si vous êtes en affaires, toutefois, conserver vos comptes et preuves de paiement de nature commerciale pour la même durée que vos déclarations de revenus. On n’est jamais à l’abri d’une vérification fiscale.
Martine Dallaire
