Comme plusieurs d’entre nous, vous n’aimez pas particulièrement les réunions. Vous avez l’impression que l’on y perd son temps. Et si, la manière d’animer vos réunions changeait la donne?
À chaque nouvelle réunion apparaissant à votre agenda, vous poussez un soupir. Encore des heures à ne pas pouvoir vous consacrer à vos tâches et à accumuler du retard dans votre travail ! Comment donc rendre vos réunions plus productives ?
Trop de réunions inutiles
Trop de rencontres futiles n’ont pas lieu d’être. Cependant, une réunion sporadique portant sur un sujet important, ainsi que le débriefing du lundi matin valent vraiment la peine. Certains considèrent la réunion du lundi comme un brûleur d’énergie, mais elle demeure primordiale pour bien débuter la semaine et n’a pas à s’éterniser. Une vingtaine de minutes suffisent. En ce qui concerne les autres réunions, une rencontre d’une heure, une fois par semaine devrait suffire.
Mal connaître le sujet de la réunion
La pire chose à faire est d’animer une réunion sans avoir de plan de réunion et d’être mal préparé. Maîtriser son sujet et avoir un plan bien défini permettra de limiter le temps consacré à la réunion. Vous évitez ainsi, les pertes de temps liées au manque d’organisation et vous paraîtrez beaucoup plus professionnel.
La simplicité est de mise
Il existe un grand choix d’outils que vous pouvez utiliser pour organiser votre agenda et vos notes de réunion. Utilisez celui qui vous convient le mieux et dont vous aurez le plus de facilité à gérer.
Évitez les distractions
Laissez les téléphones cellulaires éteints ou hors de la salle de réunion et évitez de consulter vos courriels ainsi que les réseaux sociaux pendant la réunion. Vous demeurerez alors centré sur l’objectif de la réunion et gagnerez du temps.
Ne prolongez pas inutilement
Un participant maîtrise mal un sujet ou souhaite l’approfondir? Ne punissez pas tout le monde en étirant la rencontre. Privilégiez plutôt une rencontre individuelle avec cette personne. Vos coéquipiers vous en seront reconnaissants et parions qu’ils aborderont la prochaine rencontre avec le sourire.
Martine Dallaire, B.A.A.
