Les réunions sont souvent vécues dans certaines entreprises, comme des fardeaux professionnels, parfois même, comme des impératifs pour lesquels certains pourraient s’inventer toutes les raisons du monde pour ne pas y participer. Elles demeurent cependant, des outils de communication et de gestion inévitables.
Lorsqu’elles sont bien gérées, elles constituent un outil valable pour diffuser un message ou trouver des solutions à des problématiques. Il arrive, toutefois, qu’une mauvaise gestion des réunions provoque une aversion virale, communément appelée réunionite aigue, en raison d’irritants au sein des réunions elles-mêmes mais aussi, dans leur préparation. Ces irritants provoquent du même coup, des réunions contreproductives.
Les irritants les plus fréquents à une réunion productive
On retrouve plusieurs irritants menant à une réunion contreproductive. Parmi eux, notons entre autres, l’absence d’ordre du jour ou le non-respect de celui-ci, ainsi que le manque de préparation de l’animateur ou sa non-maîtrise du sujet de la réunion. On compte également parmi les inhibiteurs d’efficacité, les réunions sans d’objectif défini et, le non- respect des interventions et/ou des intervenants, ou du temps alloué aux interventions Finalement, leur fréquence trop soutenue et leur durée interminable (certaines réunions perdurent au-delà de 6 heures), nuisent à leur efficacité.
L’utilisation de la méthode TOP comme outil de gestion d’une réunion
L’utilisation d’une méthode facile comme la méthode Thème, Objectif, Plan, simplifie de beaucoup le déroulement des réunions. Le Thème résume au sujet de la réunion, l’Objectif s’avère son but et, finalement, le Plan consiste en l’ordre du jour.
Contrer les réunions inefficaces
Pour contrer une réunion contreproductive, on commence par considérer la réunion comme un outil de gestion régi par des règles, des méthodes et des codes. Pour atteindre son objectif, l’animateur doit bien préparer la réunion et, les participants doivent recevoir l’ordre du jour à l’avance, pour interagir efficacement. De plus, tous les éléments nécessaires à la réunion (fournitures, documents, vidéos, etc.) doivent être placés avant son début. L’animateur devra se référer à l’ordre du jour et se tenir strictement aux sujets prévus, pour éviter de se détourner de l’objectif et respecter le temps alloué à chaque point, pour s’assurer que le temps prévu soit respecté. Vous éviterez ainsi, que vos troupes ne perdent leur motivation et votre réunion sera profitable.
